¿Está tu empresa preparada para el nuevo registro horario? Los cuatro cambios que deberías abordar desde ya.
Digitalización, trazabilidad, registros detallados y conservados y disponibles inmediatamente ante una posible inspección, algunos de los aspectos en los que las empresas tienen más riesgo de incurrir en irregularidades si finalmente se aprueba la nueva Ley, tal como pretende el Gobierno.
La anunciada posible reforma del Real Decreto-ley 8/2019,de 8 de marzo , popularmente conocido como Ley de Registro Horario, es un debate que viene de lejos, pero que no termina de concretarse por la falta de apoyo parlamentario del Gobierno para sacarla adelante. En 2025 el Ministerio de Trabajo y Economía Social publicó en su web un borrador oficial del nuevo texto , y el pasado mes de mayo la vicepresidenta, Yolanda Díaz, principal impulsora de estos cambios, volvió a insistir en que la nueva Ley se aprobaría antes del verano vía Real Decreto, aunque sin dar una fecha concreta.
Tanto si finalmente se consuma la aprobación definitiva de esta reforma dentro de ese marco temporal como si no, el nuevo marco normativo del Registro Horario en España se encuentra en una fase avanzada de tramitación y su aprobación podría materializarse en cualquier momento.
Ante esa eventualidad, las empresas tienen dos caminos: pueden esperar a que se confirme la entrada en vigor de la norma y actuar entonces en consecuencia, con lo que se arriesgan a llegar tarde e incurrir en irregularidades y sanciones. O pueden adelantarse a la Ley y aprovechar el compás de espera para ir adaptando sus sistemas de manera que estén listos cuando esta sea de aplicación obligatoria.
Adaptación necesaria
“El núcleo de la reforma es endurecer el registro de jornada, en aspectos como el formato digital, la trazabilidad, el acceso remoto a la información o una mayor capacidad de control sobre horas extra. Y a día de hoy, muchas compañías están en riesgo de que les pille el toro con estas novedades. La buena noticia para ellas es que alinear sus sistemas a los requisitos del borrador no es algo que vaya a suponerles una enorme inversión ni una transformación radical en su operativa diaria”, destaca Joan Pons, CEO de WorkMeter.
Para este experto, la clave de la posible reforma está en la digitalización obligatoria de los sistemas de registro, una medida que ya han adoptado de forma voluntaria y con muy buenos resultados muchas compañías a lo largo de estos años desde la entrada en vigor de la ley actual, gracias a soluciones de registro horario como las de WorkMeter. “La ventaja de estos desarrollos es que ya contemplan la mayor parte de los otros requerimientos incluidos en el borrador.
Aportan funcionalidades de las que, incluso en el caso de que la nueva ley no acabara saliendo adelante o lo hiciera con modificaciones, la empresa se iba a terminar beneficiando porque le va a permitir unos procesos más ágiles y fiables, además de un mayor control sobre el tiempo de trabajo de su plantilla”, añade Joan Pons.
La compañía especializada en soluciones digitales de registro horario y productividad ha elaborado un listado de aquellos aspectos en los que hay un mayor riesgo de que las empresas no estén al día en cuanto a sus sistemas de registro ante una eventual reforma.
1- Digitalización obligatoria. Es, probablemente, la evolución más destacada respecto al texto de la ley original, donde se exigía la existencia de sistema de registro de jornada, pero se dejaba libertad a las empresas para adoptar el formato de su elección. Con el nuevo texto, ese sistema deberá ser digital: “Toda empresa deberá registrar la jornada por medios digitales, dejando fuera los partes en papel o las hojas de cálculo” (art. 2.1 del borrador).
2- Trazabilidad de cualquier cambio. El art. 4 del borrador establece que “ninguna modificación del registro podrá hacerse sin autorización, debiendo quedar constancia de quién la hizo”. Se quiere así evitar una manipulación fraudulenta de esos registros.
3- Contenido mínimo detallado. En su artículo 3, el borrador del borrador exige registrar horario exacto, pausas, modalidad presencial o teletrabajo y tipo de hora trabajada.
4- Conservación de cuatro años y acceso inmediato para Inspección de Trabajo. Los art. 4.f y art. 6.3 establecen los registros deberán conservarse cuatro años y permitir consulta remota inmediata.
